Norme e Fisco November 6, 2018

Il contratto di spazi e servizi al posto della locazione

Quando devi affittare uno spazio attrezzato, come può essere considerato un ufficio con scrivanie dotato di servizi tecnologici (connessione ad internet) o un capannone attrezzato per sala incisioni, ecc… il contratto di locazione non è il massimo, ma anzi è una soluzione che fa storcere parecchio il naso ai locatori in quanto l’esigenza degli stessi “conduttori” è spesso temporanea o determinata ad un’esigenza specifica.

A tal proposito, ecco che ci viene in aiuto il contratto di spazi e servizi.

Il contratto di spazi e servizi è una formula alternativa al contratto di locazione che ci permette di percepire un corrispettivo a fronte della concessione di uno spazio dotato di servizi (non intendo igienici :-D).

L’esempio classico che posso citarti, che utilizza a pieno questa forma di contratto è il co-working, ovvero, la “condivisione delle scrivanie”; in quest’ultimo caso non viene affittato solo lo spazio, ma anche l’attrezzatura (scrivania, sedie ed armadiature), vengono forniti servizi (connessione ad internet, servizio fotocopie, segreteria) ed un indirizzo fisico da utilizzare come sede. Lo stesso esempio può essere allargato ed adattato a vari tipi di spazi ed attività.

L’altro vantaggio è, come accennavo prima, la possibilità di decidere la durata del contratto senza che debba essere legata ai 6 anni, previsti per legge, con i famosi 6-12 mesi di preavviso in caso di disdetta anticipata.

COSA INSERIRE IN UN CONTRATTO DI SPAZI E SERVIZI.

Il contratto di spazi e servizi è molto semplice da stilare. Le voci da inserire sono le seguenti:

• Dati anagrafici delle rispettive parti specificando i dati delle rispettive aziende
• La descrizione dello spazio concesso e quindi la composizione
• La descrizione dei servizi offerti indicando se sono compresi o hanno un costo a latere
• La durata del contratto specificando se alla scadenza viene rinnovato tacitamente o meno
• Il corrispettivo pattuito per tutta la durata del periodo
• Le modalità di recesso da entrambe le parti
• Le modalità di accesso allo spazio (se contratto di co-working) con la relativa consegna chiavi
• Gli obblighi del cliente dando risalto alle responsabilità e buon uso di ciò che viene fornito
• La manleva di responsabilità del concedente (a maggior ragione se contratto di co-working) ad esempio per episodi di furto
• La nota privacy ormai è prevista in ogni forma contrattuale

Ti consiglio inoltre di valutare l’inserimento di una clausola per la cauzione al fine di tutelarti in caso di danni che dovesse arrecare il cliente.

I RISCHI DI UN CONTRATTO DI SPAZI E SERVIZI.

La parte che è più a rischio è sicuramente il concedente o fornitore in quanto la messa a disposizione di spazi ed attrezzature di proprietà a terzi, potrebbe essere soggetta a danni per negligenza e furti.

Ecco perché in caso di contratto di co-working è caldamente consigliato l’utilizzo di badge nominali per l’accesso in modo da identificare chi e quando, accede allo spazio; altri accorgimenti potrebbero essere l’utilizzo di telecamere e la realizzazione di spazi chiusi anziché open-space in modo da garantire l’accesso solo a chi ha effettivamente l’utilizzo.

Se dovessi invece avere la necessità di stipulare contratti di spazi e servizi per immobili interi e quindi non per porzioni, sarebbe buona cosa gestirli come se fossero una locazione ovviamente nella forma e con le clausole di cui sopra